Ведение учета в 1с упп. Управление производственным предприятием новосибирск. Планы видов характеристик

В 2004 году фирмой «1С» было выпущено решение «1С:Управление производственным предприятием 8». Это комплексное решение ERP класса, которое позволяет автоматизировать все основные контуры управления современным российским предприятием. На текущее время пользователи этого решения - более 9900 предприятий. Одним из самых востребованных в автоматизации участков учета остается блок регламентированного учета: бухгалтерский и налоговый учет предприятия по российским стандартам. Опытом внедрения этого продукта делятся специалисты группы компаний "Катран ПСК". Статья адресована прежде всего бухгалтерам. Чтобы программа облегчила их труд очень важно на начальном этапе разобраться в некоторых нюансах.

Опыт внедрения программы «1С:Управление производственным предприятием 8»

В практике работы группы компаний «Катран ПСК» специалисты неоднократно отмечали настороженную реакцию со стороны бухгалтерии и главного бухгалтера на этапе начальных переговоров о внедрении программы «1С:Управление производственным предприятием 8». Частично это объясняется тем, что отдел бухгалтерии на современном предприятии, несмотря на распространенный миф о консерватизме, является одним из самых продвинутых в IT-технологиях и давно работает с множеством различных программ, и потому сотрудники бухгалтерии не понаслышке представляют все нюансы и сложности внедрения нового программного продукта. Однако частично такое отношение диктуется восприятием программы «1С:Управление производственным предприятием 8» как программы значительно более сложной в освоении и использовании. Такое мнение, как правило, основывается либо на опыте работы с этой программой на предыдущих предприятиях, либо на мнениях коллег.

Как программа сможет сделать жизнь бухгалтера проще?

Может ли программа «1С:Управление производственным предприятием 8» сделать жизнь бухгалтера проще? Как облегчает внедрение этого продукта работу отдела бухгалтерии? Попробуем разобраться.

Главной проблемой, которая остается актуальной до сих пор, является тот факт, что очень часто сотрудники и руководство предприятия усложняют процесс внедрения и имеют некоторые сложившиеся установки относительно процесса в целом:

• На предприятии установлена и работает программа бухгалтерского учета, в которой работают сотрудники отдела бухгалтерии. Программа может давать только бухгалтерские отчеты.
• Мы приобретаем программу «1С:Управление производственным предприятием 8», в которой автоматически формируются и управленческие отчеты.
• Те же работники вносят в программу те же документы, и мы получаем не только бухгалтерские, но и управленческие отчеты.

На наш взгляд, такой подход нельзя назвать продуктивным. При таком способе внедрения программного продукта отдел бухгалтерии будет вынужден вносить дополнительные данные для управленческого учета. Ведь из воздуха, без дополнительных данных, управленческие отчеты не появятся. Трудоемкость работы в новой программе повысится. Каждый главный бухгалтер понимает это, помня расхожую фразу о том, что 70 % информации, которую выдала вам машина, на самом деле представляет то, что вы в нее ввели.

Если открыть карточку справочника «Номенклатура» в программе «1С: Бухгалтерия 8» , а потом в «1С:Управлении производственным предприятием 8», то можно сразу увидеть различие: количество различных галочек и закладок в «1С:Управлении производственным предприятием 8»значительно больше. Аналогично и со справочником «Контрагенты». Бухгалтер, наблюдая это различие, и помня то, что именно он заполняет этот справочник, делает вывод, что работы становится больше. И воспринимает предлагаемую программу холодно.

Организация процесса внедрения

Для того чтобы решить возникающее противоречие необходимо правильно организовать процесс внедрения, опираясь на следующие постулаты:

1. В программу должны вносить данные те сотрудники, которые несут ответственность за свой участок учета, а не только сотрудники бухгалтерии.

Разберем на примерах:

Ранее: кладовщик вел учет на складских карточках, а перед ежемесячной инвентаризацией обращался в бухгалтерию за «обороткой» и по ней сверял остатки.
Теперь: кладовщик сам оперативно отражает поступления и перемещения со склада в информационной системе, а бухгалтер лишь «допроводит» документ по бухгалтерскому учету (ставит галочку в документе).
Возражение: а как бухгалтер поймет, что документ оформлен правильно? Мы потеряем контроль.
Ответ: бухгалтер сможет проверить лишь общую правильность заполнения документа. Убедиться, что номенклатура выбрана правильно и правильно указано ее количество, бухгалтер проверить не может. Однако и ранее бухгалтер не имел возможности проверить эти данные. Их правильность можно оценить лишь по результатам инвентаризации. А именно указание номенклатуры и количества в документах поступления, перемещения и списания отнимает больше всего времени. И здесь работу бухгалтера выполняет кладовщик, который обладает этой информацией и несет за нее ответственность.

Ранее: бухгалтер сам заполнял справочник «Номенклатура» в части, например, готовой продукции.
Теперь: справочник «Номенклатура» в части готовой продукции должны формировать те, кто определяет номенклатуру выпуска и инициирует появление новой позиции. Например, технологи предприятия или сотрудники отдела продаж.
Возражение: они наделают там ошибок, задублируют номенклатуру, а бухгалтерия будет тратить дополнительное время на их исправление.
Ответ: когда-то и сотрудники бухгалтерии не умели работать с программой. Сотрудники других отделов научатся вводить данные правильно. И за них будут отвечать перед руководством. Ведь никто не будет делать ошибок специально.

Ранее: мы не вводили и не устанавливали цены реализации в справочник; расчет себестоимости проводили сами.
Теперь: теперь, возможно, цены нужно устанавливать. Но их должны устанавливать те, кто эти цены определяет на предприятии. Например, экономисты предприятия или отдел маркетинга. Расчет себестоимости должны проводить те, кто анализирует эту себестоимость. Если себестоимость анализируют экономисты предприятия, то они и должны ее рассчитывать.
Возражение: отдел маркетинга вовремя цены не поставит и бухгалтерия не сможет выписать документы на реализацию. А за такое можно получить выговор от руководства. Экономисты закроют себестоимость неправильно, и у нас неправильно сформируется баланс, и налог на прибыль посчитается неверно. А это штрафы и санкции.
Ответ: а как ранее решался вопрос, когда появлялась новая позиция номенклатуры, а отдел маркетинга не вовремя давал цены на нее? Точно также нужно поступать и сейчас. Дополнительно можно инициировать изменения в должностной инструкции. На наш взгляд, экономисты предприятия должны разделять ответственность с отделом бухгалтерии за формирование корректного финансового результата компании.

2. Результирующими отчетами из программы должно пользоваться руководство компании. Это существенно повышает дисциплинированность других отделов и многие планируемые и имеющиеся проблемы взаимодействия отдела бухгалтерии с другими отделами отпадут сами собой.

3. Бухгалтерия должна отказаться от принципа «если хочешь сделать что-то хорошо - сделай все сам» и отдать существенную часть функций по внесению первичной документации в другие отделы, а сама, в силу своего опыта и компетенций в учетных вопросах и вопросах документооборота, осуществлять контроль за вводом документов.

Какие можно сделать выводы?

При внедрении программы «1С:Управление производственным предприятием 8»необходимо:

• уделить большое внимание перераспределению обязанностей по вводу первичных документов между отделами, основываясь на вышеуказанных постулатах;
• вовлекать в работу в программе руководство для мотивации других отделов на качественное исполнение их обязанностей;
• закрепить изменившиеся права и обязанности в должностных инструкциях;
• стремиться к тому, чтобы отдел бухгалтерии на современном предприятии выполнял более интеллектуальные творческие функции по контролю, надзору и консультированию своих же работников по принципам совместной работы в системе, по нюансам документооборота и ведения учета.

Это большая сложная работа. Но результат стоит того:

• Отдел бухгалтерии отходит от рутинной однообразной работы;
• Нагрузка на сотрудников отдела бухгалтерии после перехода на новую программу не увеличивается;
• Вес и значимость бухгалтерского подразделения в компании возрастает;
• Точность отчетов и оперативность учетных данных существенно повышается.

Статья написана специалистами
Группы компаний "Катран ПСК"
г. Красноярск
e-mail:

В этом разделе мы начинаем обзорный цикл статей, которые помогут освоить конфигурацию «1С: Управление Производственным Предприятием».

Вступление

«1C:Управление производственным предприятием 8» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Прикладное решение создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

На предприятиях холдинговой структуры общая информационная база может охватывать все организации, входящие в холдинг. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет повторного использования разными организациями общих массивов информации. При этом по всем организациям ведется сквозной управленческий и регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет, но регламентированная отчетность формируется раздельно по организациям.

Факт совершения хозяйственной операции регистрируется один раз и получает отражение в управленческом и регламентированном учете. Необходимость повторного ввода информации исключена. Средством регистрации хозяйственной операции является документ, причем для ускорения работы широко используются механизмы подстановки данных «по умолчанию», ввод новых документов на основании ранее введенных.

В прикладном решении принято следующее соотношение данных различных учётов:

• независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
• сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
• совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются прикладным решением. Так, при регистрации выплаты наличных денежных средств система проверит доступность денежных средств с учетом имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.

Прикладное решение поставляется с комплектом интерфейсов, что обеспечивает каждому пользователю первоочередный доступ к нужным именно ему данным и механизмам прикладного решения.

Регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет по организациям ведется в национальной валюте, в том время как для управленческого учета по предприятию в целом может быть выбрана любая валюта. В разных организациях единой информационной базы могут использоваться разные системы налогообложения: в одних организациях - общая система налогообложения, в других - упрощенная; могут использоваться разные установки политики налогового и бухгалтерского учета. Кроме того, к отдельным видам деятельности организации может быть применена система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход.

В дополнение к управленческому и регламентированному учетам можно вести учет по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). С целью снижения трудоемкости учет по МСФО ведется неоперативно, с использованием трансляции (пересчета) данных других видов учета.

При разработке решения «1С:Управление производственным предприятием 8» учитывались как современные международные методики управления предприятием (MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и др.), так и опыт успешной автоматизации производственных предприятий, накопленный фирмой «1С» и партнерским сообществом. В проектировании и разработке конфигурации участвовали специалисты компаний «ИТРП» (управление производством) и «1С-Рарус» (учет по МСФО). По методологическим вопросам реализации управленческого, финансового учета и формирования отчетности по МСФО консультационную поддержку осуществляет всемирно известная аудиторско-консалтинговая компания PricewaterhouseCoopers.

Решение «1С:Управление производственным предприятием 8» разработано на современной технологической платформе «1С:Предприятие 8». В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация «Управление производственным предприятием».

Обеспечена высокая надежность и производительность прикладного решения, масштабируемость, построение территориально распределенных систем, интеграция с другими информационными системами. Внутреннее устройство прикладного решения полностью открыто для изучения и настройки под специфические потребности предприятия.

Фирма «1С» дорабатывает и развивает конфигурацию «Управление производственным предприятием» с целью отражения изменений законодательства и расширения функциональности. Обеспечено оперативное обновление установленных прикладных решений. Со стороны фирмы «1С» и ее партнеров предоставляется многоуровневая система технической поддержки.

«1С:Управление производственным предприятием 8» - это флагманское прикладное решение фирмы «1С» с наиболее широким спектром функциональности. Общая концепция решения поясняется схемой.

Все механизмы автоматизации прикладного решения можно условно разделить на два больших класса:

• механизмы для поддержания операционной деятельности предприятия;механизмы для ведения неоперативного учета.
• Участки, принадлежащие к операционной деятельности, можно выделить в каждом виде учета (за исключением учета по МСФО).

Кроме того, прикладное решение разделяется на отдельные подсистемы, ответственные за решение групп сходных задач: подсистема управления денежными средствами, подсистема управления персоналом, подсистема бухгалтерского учета и др. Подобное разделение представляет собой некоторую условность, которая облегчает освоение прикладного решения. В текущей работе пользователей границы между подсистемами практически не ощущаются.

Последняя редакция конфигурации «Управление производственным предприятием», которой присвоен номер 1.3, наглядно демонстрирует преимущества новой версии 8.2 платформы «1С:Предприятие». Конфигурация может использоваться в режиме обычного приложения, привычном для пользователей прежних редакций.

«1C:Управление производственным предприятием 8» может использоваться в ряде подразделений и служб производственных предприятий, включая:

• дирекцию (генеральный директор, финансовый директор, коммерческий директор, директор по производству, главный инженер, директор по кадрам, директор по IT, директор по развитию);планово-экономический отдел;
• производственные цеха;
• производственно-диспетчерский отдел;
• отдел главного конструктора;
• отдел главного технолога;
• отдел главного механика;
• отдел сбыта;
• отдел материально-технического обеспечения (снабжения);
• отдел маркетинга;
• склады материалов и готовой продукции;
• бухгалтерию;
• отдел кадров;
• отдел организации труда и занятости;
• IT-службу;
• административно-хозяйственный отдел;
• отдел капитального строительства;
• информационно-аналитический отдел;
• отдел стратегического развития.

Ожидается, что наибольший эффект внедрение прикладного решения даcт на предприятиях с численностью персонала от нескольких десятков до нескольких тысяч человек, имеющих десятки и сотни автоматизированных рабочих мест, а также в холдинговых и сетевых структурах.

«1С:Управление производственным предприятием 8» предоставляет:

• руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, - широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, - инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;
• работникам учетных служб предприятия - средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

Производственный учет и затраты как основной предмет его изучения

Основная компонента управления производственным предприятием — это производственный учет.

Производственный учет — это сложная и интересная технология, со своими методиками и приемами. Задача производственного учета — учет всего хода преобразования затрат: затраты меняют свою природу, сливаются, расщепляются, преобразовываются различными способами в ходе производства, т.е. предметом производственного учета являются динамически меняющиеся объекты. Например, производственный учет дает ответ на вопрос: какова себестоимость продукта, если на его производство потребовался некий объем произведенной затраты №4, состоящей из частей затрат №1 и №2 и полностью учитываемой затраты №3. Почему частей? Потому что, к примеру, закупаются материалы некоего большого объема, и для начала нужно рассчитать, какова часть от этого общего объема материалов ушла на единицу продукции. То же самое касается и многих других затрат — электроэнергии и т.п. При этом необходимо учитывать всю историю прохождения затраты через производство — от момента возникновения затраты в учете до ее включения в себестоимость и продажи в составе продукции, причем возникновение в учете и включение в себестоимость могут быть в разных отчетных периодах.

Установка и запуск УПП

Для работы нам потребуется платформа 1С 8.2. Релиз УПП можно взять любой последний редакции 1.3.
Работать будем с базой «демо». В настройках базы основной режим запуска выберите «Толстый клиент». Остальные настройки можно оставить по умолчанию.

Тем, кто еще не знаком с платформой 8.2 дадим краткую справку по термину «толстый клиент».
Толстый(Rich) клиент в архитектуре клиент-сервер - это приложение, обеспечивающее (в противовес тонкому клиенту) расширенную функциональность, независимо от центрального сервера. Часто сервер в этом случае является лишь хранилищем данных, а вся работа по обработке и представлению этих данных переносится на машину клиента.
Достоинства толстого клиента
Толстый клиент обладает широким функционалом в отличие от тонкого.
Режим многопользовательской работы.
Предоставляет возможность работы даже при обрывах связи с сервером.
Имеет возможность подключения к банкам без использования сети Интернет.
Высокое быстродействие.
Недостатки
Большой размер дистрибутива.
Многое в работе клиента зависит от того, для какой платформы он разрабатывался.
При работе с ним возникают проблемы с удаленным доступом к данным.
Довольно сложный процесс установки и настройки.
Сложность обновления и связанная с ней неактуальность данных.

При запуске установленной демо-базы выберите пользователя «Абдулов», у него полные права. Пароль указывать не нужно.

В целях изучения УПП при первом запуске переопределите интерфейс пользователя «Абдулов» на «Полный»: меню «Пользователи — Пользователи — Администрация — Абдулов — двойным щелчком открыть форму Абдулова — поле «Основной интерфейс» — Полный — кнопка Записать и закрыть». Затем в панели инструментов нажмите на кнопку «Переключить интерфейс» и выберите вариант «Полный».

О понятиях «Предприятие» и «Организация», «Регламентированный» и Управленческий учет». Предприятие — это совокупность всех организаций, по которым ведется учет в базе. «Регламентированный учет » определяется тем, что правила его ведения определены законодательно. «Управленческий учет » на каждом предприятии может быть свой, правила его ведения ничем не регламентируются и определяются руководством конкретного предприятия. В конфигурации УПП заложено определенное видение того, как лучше (удобнее, нагляднее, рациональнее) вести управленческий учет, но на каждом конкретном предприятии может быть свое видение его ведения в силу того, что нет единых правил и стандартов и в этом случае его потребуется дорабатывать. В типовой конфигурации УПП управленческий учет фактически отталкивается от требований в первую очередь бухгалтерского учета, при этом отчетность в управленческом учете направлена на реализацию потребности в планировании закупок, затрат и т.п. В реализации управленческого учета не используется принцип двойной записи, т.е. например, можно что-то оприходовать «из ниоткуда», и при этом не возникнет задолженности и т.п. Регламентированный учет ведется по каждой организации отдельно. Управленческий — отчасти в целом по предприятию.

О международном учете. Во вступлении говорилось о том, что в УПП можно вести международный учет. Стоит заметить, что эта возможность появляется, только если в настройках учетной политики задано ведение партионного учета. Если же (см. в интерфейсе «Заведующий учетом» в меню «Настройка учета — Настройка параметров учета») выбрать расширенную аналитику учета затрат (вместо партионного учета), то возможности вести международный учет не будет.

Используемые термины, обозначения объектов, которыми оперирует 1С и которые нужно понимать при работе с базой данных

• Справочники
• Перечисления
• Константы
• Планы видов расчетов
• Планы видов характеристик
• Регистр сведений
• Документ
• Регистр накопления
• План счетов
• Отчет
• Обработка

Справочники

Справочник — это набор различных значений чего-либо. Справочник состоит из Элементов справочника . Каждое значение элемента справочника характеризуется заданным набором параметров. Обычно один из параметров элемента справочника является неповторяющимся — для каждого элемента справочника его значение уникально. Обычно это код элемента справочника. Обычно справочник является пополняемым, т.е. в него можно добавлять новые элементы по мере работы с базой (существуют и не пополняемые справочники, обычно какие-то классификаторы, загружаемые из других мест).
Справочники полезны тем, что позволяют во много раз быстрее заполнять документы, при этом элемент будет везде одинаково назван и представлен, однажды задав параметры элемента, можно использовать их везде, где потребуется.

Каждый элемент справочника является объектом, на который можно ссылаться из других мест. Например, есть такой справочник «Контрагенты»:

Допустим, нужно ввести в базу данные об очередном поступлении товаров и услуг. Вместо того, чтобы в соответствующем месте писать название контрагента «ТОО «ИнноТрейд»» и указывать все его характеристики, которые могут потребоваться для того, чтобы оформить поступление, достаточно будет выбрать соответствующий элемент справочника «Контрагенты».

Или, к примеру, есть такой справочник — «Валюты»:

Вместо того, чтобы в каждом поступлении писать название валюты и указывать ее курс, мы просто можем в нужном месте выбрать значение справочника валют:

Регистры сведений

Регистр сведений — вид накопителя информации, внешне очень похожий на справочник. Но в отличие от справочника, строку регистра сведений нельзя указать в качестве объекта — на строку регистра нельзя сослаться, как, например, на конкретного контрагента справочника «Контрагенты». Зато в регистре сведений можно хранить, например, историю изменения какого-то элемента справочника. Например, история изменения значений элементов справочника «Валюты» хранится в регистре сведений «Курсы валют»:

Благодаря хранению истории валюты в регистре «Курсы валют» нет необходимости в каждом поступлении по многу раз указывать курс. Программа сама его определит при необходимости по дате.

Перечисления

Перечисление — частный случай справочника. Перечисление — это заданный фиксированный набор значений чего либо. В отличие от справочника, у каждого значения перечисления нет дополнительных параметров.

Константы

Константа — это значение чего-либо, определяемое обычно при начале работы с базой раз и навсегда. В константах УПП, в частности, хранятся настройки учетной политики.

Планы видов расчетов

Особый вид справочника, в котором описываются алгоритмы начислений и удержаний, и некоторая другая информация, необходимая для расчета начислений и удержаний.

Планы видов характеристик

Особый вид справочника, в котором описывается некая дополнительная информация, которую содержат объекты базы.

Документы

Документ — средство ввода данных, обработки введенных данных с возможностью учета существующих данных и преобразования существующих данных с учетом вводимых данных в информационную в базу.

Документы можно разделить на несколько типов:

• отражающие факт хозяйственной деятельности, — например, документ регистрации в базе данных поступления товаров и услуг (в результате проведения документа должны быть оприходованы товары на склад, должна появиться задолженность перед поставщиком, зафиксироваться НДС, зарегистрироваться проводки и т.д.) или документ «Отчет производства за смену» (фиксирует факт выпуска продукции, перемещения ее на склад, регистрирует проводки и т.д.)
• регламентные документы — документы, выполняющие действия, которые необходимо выполнять с заданной периодичностью, — например, начислить амортизацию или рассчитать зарплату, отразить зарплату в учете, рассчитать себестоимость выпуска, погасить стоимость выпуска, закрыть год (с реформацией баланса), распределить материалы на выпуск, распределить затраты и т.д.
• документы планирования — регистрация факта планирования каких-то событий, фиксация плановых показателей (план продаж, план производства, производства по сменам, план закупок, заказ покупателя, заказ поставщику, заказ на производство, заказ на обслуживание основных средств)
• управляющие — вводятся для управления работой других документов (например, установка скидок — документ задает условия предоставления скидки, с тем, чтобы затем, если покупатель достиг этих условий, автоматически ему была предоставлена скидка)
• инвентаризации — документы уточнения, актуализации остатков, например, остатков незавершенного производства или фиксация остатков затрат по браку (примечание: в конфигурации УПП документы инвентаризации не пишут информацию в регистре. а хранят ее только в себе).

Регистры накопления

Регистры накопления — основное хранилище количественных и суммовых данных в базе. Каждый из регистров накопления хранит свою специфичную информацию. Регистры накопления можно разделить на группы по виду хранимой информации:

• Основные средства
• Производство
• Склад

При этом эти данные могут храниться в разных регистрах в зависимости от раздела учета, например, регистр Брак в производстве (международный учет), Брак в производстве (бухгалтерский учет), Брак в производстве (налоговый учет).

С точки зрения способа хранения информации регистры накопления бывают остаточные и оборотные .

Остаточные регистры накопления предназначены для хранения на каждый момент времени только остатков. Оборотные же регистры хранят данные о том, как менялся остаток с течением времени, т.е. на этот момент столько-то поступило в результате такого -то действия, на тот момент столько-то убыло в результате другого действия. Оборотные регистры позволяют анализировать историю изменения суммы или количества за период времени в разрезе каких-то параметров. Например, регистр продаж покажет, сколько и на какую сумму за некий период времени было продано конкретного товара каким контрагентам.

В регистрах накопления информация появляется при работе с документами, т.е. документы вводят ее туда.

План счетов

Типовая конфигурация УПП содержит четыре плана счетов (и соответственно 4 регистра бухгалтерии — физически информация планов счетов хранится в соответствующих регистрах бухгалтерии):

• Бюджетирование
• Международный
• Налоговый
• Хозрасчетный

Т.к. в реализации управленческого учета не соблюдается принцип двойной записи, то план счетов для него не нужен. Соответственно, в типовой конфигурации УПП не формируется управленческий баланс. Для этого можно или доработать конфигурацию, или, что предпочтительнее, использовать подсистему бюджетирования (она позволяет хранить очень разную информацию, можно создать специальный сценарий «Управленческий баланс» и по данным управленческого учета вводить информацию по этому сценарию, чтобы в итоге получить управленческий баланс, но об этом позже)

В УПП есть информация, которая хранится только на плане счетов (например, информация 80-90 счетов, данные о первоначальной стоимости объектов нематериальных активов, приобретение нематериальных активов (счет 08.05), Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (счет 08.08), расходы на НИОКР, часть затрат 29-го счета и т.д.), также есть информация, которая хранится только в регистрах накопления(все, что относится к планированию, заказам, резервированию и т.д.) и есть информация, хранящаяся и на плане счетов, и в регистре накопления (складской учет, учет затрат и т.д.). Примечание. Примеры в скобках приведены по разделу «бухгалтерский учет». Такие же особенности есть и в других видах учета.

Посмотрим на примере. Откройте документ «Поступление товаров и услуг» — меню «Документы — Управление закупаками — Поступление товаров и услуг». Откройте, к примеру, первый документ. Посмотрите его проводки с помощью иконки Обратите внимание на то, какая аналитика у счета 10: т.е. после проведения поступления на плане счетов будет храниться информация о номенклатуре и складе.

Теперь посмотрите движения документа с помощью кнопки «Перейти — Движения документа по регистрам»:

Откроется отчет по движениям документа. Вы можете свернуть дерево групп, щелкнув в поле отчета и затем нажав одновременно на комбинацию клавиш «Ctrl + Shift + Кнопка МИНУС в разделе клавиатуры NumLock». Посмотрите (разверните) группу «Регистр накопления «Партии товаров на складах (бухгалтерский учет)»»:

Обратите внимание на обведенные рамкой реквизиты — этой аналитики не было на плане счетов. Зато она есть на данном регистре накопления.

Есть документы, которые корректируют только проводки плана счетов и есть так сказать полноценные документы, которые корректируют всю требуемую информацию, включая расширенную аналитику в регистрах.

Нужно понимать, что полноценные документы записывают информацию в первую очередь в регистры, и только выжимки этой информации, требующиеся для баланса, они пишут на план счетов. Кроме того, любые расчеты, требующиеся «по ходу работы», всегда используют данные регистров, и только результаты этих расчетов могут быть записаны в виде проводок на план счетов. Соответственно, если поправить только проводки плана счетов , это не означает, что все везде само поправится, т.к. в регистры с расширенной аналитикой при этом ничего не попадет. Т.е. вся работа должна вестись в соответствующих, «правильных» документах, а не корректировками проводок плана счетов.
Если же все же начать корректировать вручную проводки плана счетов, то придется корректировать их дальше — например, документ «Расчет себестоимости» в наступившем месяце не учтет какие-то проводки, откорректированные в плане счетов, он работает с регистрами и только результат пишет в план счетов, — в итоге объем работы может увеличиться настолько, что пользоваться программой станет невозможно.
Прежде чем использовать документ, бухгалтер должен понимать, корректирует ли этот документ только проводки, или все же он корректирует информацию везде, где нужно. Для проверки можно использовать отчет, о котором уже говорилось выше, открывающийся по кнопке кнопки «Перейти — Движения документа по регистрам»

В крайних случаях, когда проблему невозможно решить существующим в базе полным документом, записывающим информацию и в регистры накопления, и в план счетов, следует использовать не только документ корректировки проводок, но и специальный документ корректировки регистров накопления. При этом, конечно же, нужно хорошо понимать не только то, какие проводки должны быть сделаны на плане счетов, но и то, в каких регистрах накопления, и как, следует откорректировать информацию, чтобы корректировка в итоге получилась полноценной — дело это очень тонкое и сложное, доверять его лучше только очень хорошему специалисту.

Отчеты

Отчет — это средство получения из базы информации, обработанной и специально подготовленной в понятном, удобном, требующемся пользователю виде. Отчетов в конфигурации очень много, у всех у них свое назначение.

Примеры существующих отчетов:

• Отчеты, формируемые по данным плана счетов:
• Оборотно-сальдовая ведомость
• Шахматная ведомость
• Анализ счета и др.

• Регламентированные отчеты

В конфигурации УПП версии 1.3.7.1 вызов инструмента для работы с регламентированными отчетами отсутствует в «полном интерфейсе». Поэтому для того, чтобы его найти, переключитесь в интерфейс «Бухгалтерский и налоговый учет»:

В этом интерфейсе инструмент работы с регламентированной отчетностью находится в меню «Бухгалтерия»:

• Отчеты по данным регистров накопления, регистров сведений, справочников и др. (выпуск продукции, планы производства, брак в производстве, анализ доступности товаров на складах, анализ доступности денежных средств и т.д.). Обычно, если отчет формируется по данным одного регистра, в его названии присутствует слово «ведомость». Если для отчет отчет формируется по данным нескольких разных регистров, то в названии отчета обычно используется слово «анализ».

• Произвольные отчеты.

Для подготовленных пользователей существует механизм создания собственных отчетов. Подробнее о них будет рассказано чуть позднее.

Обработки

Обработка — это инструмент 1С:Предприятия, с помощью которого выполняется какое-то заданное программно преобразование данных. В отличие от отчетов, обработка эти преобразованные данные записывает в базу. К примеру, в справочнике «Номенклатура» нужно заменить лицо, ответственное за ее закупку с Чугуновой С.Г. на Убейкина В.Я. Для этого можно использовать обработку «Групповая обработка справочников и документов»:

Заполнить поля обработки следующим образом:

И нажать на кнопку «Отобрать». Затем перейти на вкладку «Обработка»:

Выбрать «Действие» и новое значение. И нажать на кнопку «Выполнить». В результате у всей номенклатуры, за которой был закреплен ответственный менеджер за закупки Чугунова С.Г. будет новый ответственный менеджер за закупки.

В конфигурации есть также специальные обработки, которые выполняют какие-то регламентные действия. Например, расчет себестоимости продукции, выполняемый по расписанию.

Принципы работы с документами

В этом разделе мы рассмотрим основные принципы работы с документами: создание, запись, проведение (оперативное и неоперативное, отложенное), пометка на удаление, удаление документов.

Создание документов

Документ можно создать разными способами. Рассмотрим на примере документа «Поступление товаров и услуг»

Способ 1. — используя инструмент «Добавить(Ins)». Создание нового документа может быть выполнено нажатием на иконку «Добавить» из списка документов, открывающегося непосредственно из основного меню программы. Допустим, требуется создать документ «Поступление товаров и услуг». Из основного меню программы можно открыть список этих документов:

Затем в открывшемся списке поступлений выбрать один из обведенных на рисунке в рамку способов (они равнозначны, выполняется одно и то же):

В результате этого откроется новый документ «Поступление товаров и услуг» и далее нужно будет последовательно заполнить все его поля (и не забудьте про разные вкладки этого документа — обведены в рамочку):

Способ 2. — используя механизм копирования. Создание нового документа может быть выполнено нажатием на иконку «Добавить копированием»:

При этом документ, на котором установлен курсор в списке документов, будет скопирован и откроется его копия. В этой копии уже будут заполнены поля документа. Останется только отредактировать их, если требуется:

Конечно же, этот способ, чаще всего, намного быстрее простого создания документа.

Способ 3. — используя механизм ввода на основании. Создание нового документа можно выполнить из документа-основания. Например, «Поступление товаров и услуг» можно создать вводом на основании из документа «Приходный ордер на товары». В этом случае, во первых, исходный приходный ордер на товары станет основанием для создаваемого документа «Поступление товаров и услуг» и во вторых, создаваемое таким образом «Поступление товаров и услуг» автоматически заполнится данными из документа основания. Для вызова механизма ввода на основании нужно открыть документ «Приходный ордер на товары» и нажать на иконку ввода на основании. Причем это же самое можно сделать не открывая сам «Приходный ордер на товары», а прямо из списка «Приходных ордеров на товары», только спозиционировав предварительно курсор на нужном документе. См. рисунок, способы ввода на основании обведены в рамочку:

Созданный новый документ поступления «возьмет» список товаров из родительского приходного ордера:

Способ 4. — используя специальные обработки. Создание нового документа может быть выполнено автоматически при работе некоторых специальных обработок. Обычно в этом случае создается сразу много документов (обработки для того и нужны, чтобы ускорить процесс, когда требуются какие-то массовые действия или заданная последовательность действий). Подробнее этот способ будет рассмотрен позднее.

Запись документов

Документ записывается в базу данных при нажатии на кнопку «Записать». До тех пор, пока в новом документе эта кнопка не будет нажата, документ в базе не будет сохранен, и в случае какого-то неожиданного прерывания работы (например, при отключении электричества), не записанный документ будет потерян. Это особенно важно знать при работе с документами, содержащими много информации, например, большую табличную часть, заполняемую вручную. Записывайте документы почаще, чтобы не пришлось вводить данные снова. В момент записи документа не происходит каких-либо важных изменений в базе, влияющих на другие данные, не связанные с этим документом, т.е. при записи просто выполняется сохранение данных, причем данные эти сохраняются только в рамках документа, никуда дальше информация пока не идет.

Обратите внимание. Именно в момент записи документ занимает свое место в базе данных на линии времени среди документов того же типа. Поясним подробнее. Посмотрите на поле «от» с датой и временем документа:

При создании документа время не заполнено, а при записи оно заполняется с точностью до секунды. Одновременно, в ту же самую секунду, другими пользователями вашей базы могут быть записаны документы того же вида (т.е. предположим, что несколько пользователей одной и той же базы данных нажали на кнопку «Записать», каждый в своем собственном документе «Поступление товаров и услуг» и произошло это в одну и ту же секунду). Каждый из записываемых документов, не смотря на одинаковое время, займет какую-то свою собственную позицию внутри одной секунды. Т.е. даже внутри одной секунды на «линии времени» создания документов у каждого документа будет свое собственное уникальное место — именно при записи документа ему отводится это место.

Вообще, в зависимости от вида документа, может быть так, что кроме записи, больше ничего и не нужно, т.е. документ предназначен только для хранения данных внутри себя(*перечень таких документов см. ниже), но для большинства видов документов записи мало. Дело в том, что в общем случае документ — не самое удобное хранилище информации, его возможности в этом плане ограничены.

*Перечень документов, которые только записываются:

«Акт сверки взаиморасчетов», «Доверенность», «Документ расчетов с контрагентом (ручной учет)», «Запрос на информационное обслуживание налогоплательщика», «Инвентаризация брака в производстве» и все др. виды инвентаризации, «Неформализованный документ налогового органа», «Неформализованный документ налогоплательщика», «Опрос», «Отчет о составе смены», «Рассылка анкет», «Расчет плановой себестоимости продукции», «Регламентированный отчет», «Реестр счетов», «Счет на оплату покупателю», «Счет на оплату поставщика», «Транспортное сообщение».

Проведение документов

Как уже говорилось, при записи документа введенные данные просто сохраняются внутри документа. Но для большинства видов документов записи мало, необходимо еще и его проведение.

Проведение документа — это особое действие, которое выполняется для того, чтобы зафиксировать какую-то информацию с целью защиты ее от дальнейшей случайной модификации. При этом эта информация может как остаться в самом документе (т.е. документ не делает движений где-то еще, например, в регистре накопления), так и быть записана в виде движений документа куда-либо: в регистры накопления, регистры сведений, планы счетов, регистры расчетов и т.д.

То есть документы, не выполняющие нигде движения, тоже могут проводиться. Обычно смысл их проведения состоит в том, чтобы зафиксировать какую-то информацию документа с целью предотвращения ее дальнейшей модификации. В типовой конфигурации УПП версии 1.3.7 проводятся, но не выполняют движения, всего два вида документов: «Заявка на открытие счетов» и «Установка параметров учета номенклатуры».

Оперативное и неоперативное проведение документов

Проведение документов может быть оперативное и неоперативное.
Оперативное проведение — это такое проведение, при котором проверяется возможность его проведения . Что это такое?

Предположим, мы создали и записали документ, увеличивающий задолженность контрагента. Предположим, с контрагентом установлен некий лимит дебиторской задолженности. Допустим, после создания документа прошла пара дней и кто-то ввел и провел другой документ, увеличивающий задолженность этого же контрагента, и этот последний документ исчерпал лимит этой задолженности. И тут возникают разные варианты дальнейшего развития событий.

Если организация хочет все же не допустить отпуск товара при превышении дебиторской задолженности контрагента, нам нужно при проведении проверить ее остаток. Но если мы не поменяем дату, то по данным программы задолженность окажется еще не превышена — ведь документ, ее исчерпавший, введен позже и остатки по взаиморасчетам для нашего документа, записанного ранее, будут неактуальными. Именно для этого и введен механизм оперативного проведения — т.е. переноса документа в конец очереди проведенных документов, ведь только в этом случае можно выполнить все необходимые проверки.

Другой путь — это если организации важно отразить факт хозяйственной операции именно тогда, когда она свершилась. То есть, к примеру, не смотря на то, что дебиторская задолженность превышена, товар уже отпущен и по факту клиент должен больше, чем было для него установлено допустимым. В этом случае нам важно отключить проверку и разрешить проведение. Тогда правильным будет провести документ неоперативно , т.е. без всех этих проверок.

В обоих случаях — и при оперативном, и при неоперативном проведении, будут выполнены все необходимые движения документа. Однако важно понимать, что при неопертивном проведении велика вероятность получения в базе неактуальных данных , в частности, из-за ошибок пользователей. Рассмотрим упрощенный пример.

Допустим, по данным программы на складе находится 10 единиц какого-то товара. Допустим, пришли два заказа на отпуск этого товара: на 7 единиц и на 5 единиц. Допустим, создан, но не проведен документ на отпуск первых 7 единиц. Затем, через какое-то время, проведен документ на отпуск 5 единиц, остаток по данным программы после этого отпуска товара 5 единиц. И вот настала очередь провести документ на отпуск первых 7 единиц товара. Если на складе семи единиц действительно не набирается, то нам важно попытаться выполнить именно оперативное проведение — только в этом случае программа выполнит проверку и подскажет пользователю, что товара не хватает. А что делать, если эти 7 единиц физически на складе есть? Т.е. что делать, если требуется отразить факт свершившейся хозяйственной операции? Как уже говорилось, в этом случае пользователю нужно провести документ неоперативно, проверок выполенно не будет, документ проведется, движения будут выполнены, но по данным программы на остатках будет минус две единицы.

В итоге этого получаем палку о двух концах. С одной стороны, пользователь может отпустить товар, т.к. он у него физически есть. А с другой стороны — мы имеем неактуальные остатки. Т.е. очевидно же, что на самом деле не может быть минус двух единиц и, скорее всего, не проведен какой-то документ прихода.

Если бы все документы всегда проводились вовремя и всегда оперативным методом, то такого не случилось бы. Но это уже человеческий фактор. Если бы в программе данные могли появляться одновременно с физическими изменениями того же склада… но ведь данные в программу нужно вводить человеку, т.е. на это тоже нужно какое-то время.

Для актуализации остатков существует механизм перепроведения документов. Запускается этот механизм только в монопольном режиме, т.е. пользователи в это время не смогут работать с базой. Но чем дольше это откладывается, тем больше цепочка документов, которую требуется восстанавливать и тем дольше это будет делаться. Поэтому оптимальным будет достаточно частый и регулярный запуск этого механизма.

При оперативном проведении документ перемещается во времени на последнее (текущее) мгновение, т.е. определяется как последний в очереди.
Конечно же, пользователю не нужно специально как-то отслеживать какую-то там очередь документов. Это отслеживание происходит в программе автоматически. Пользователю лишь важно понимать, что если программа задает вопрос о том, провести ли документ неоперативно , то это означает, что дата записи его документа не совпадает с текущей датой, и пользователю требуется решить: согласен ли он поменять эту дату на текущую. Чтобы наверняка не произошло «конфликта интересов документов», пользователю нужно согласиться с перемещением своего документа в очереди и провести его все-таки оперативно. Либо пользователю нужно понимать, что соглашаясь на неоперативное проведение, пользователь дает добро на возможную потерю актуальности остатков (и в этом случае все равно, рано или поздно, потребуется восстанавливать очередность и актуализировать остатки, так что все же лучше всегда стараться проводить документы оперативно).

Выше мы уже упоминали, что при записи документа ему присваивается какая-то позиция в очереди записанных документов. Если дата записи находится не в текущем дне, то оперативное проведение невозможно, даже если после этого документа не было создано ни одного другого документа. И сначала нужно поменять его дату на текущую, либо провести документ не оперативно.

При оперативном проведении дата уже не меняется, меняется только время документа — он становится самым последним в очереди документов «на линии времени». В результате этого смещения в очереди, может оказаться так, что документ, записанный позднее него, тем самым оказался записанным ранее него. Однако это не имеет значения, т.к. когда тот записанный позднее документ тоже начнут проводить, он точно так же сместится в конец очереди — переместится в тот момент времени, когда будет проведен, — и уже он станет последним.

Что же произойдет потом, когда мы запустим механизм перепроведения всех документов с целью актуализации остатков? Программа будет каждый раз проверять возможность проведения и в тот момент, когда, к примеру, размер дебиторской задолженности будет превышен, проведение остановится. И от пользователя потребуется решение этой проблемы: то ли размер кредита увеличить, то ли зачислить какой-то неучтенный аванс, то ли еще что-то… подробнее о механизме перепроведения документов поговорим позднее.

В последней редакции «1С: Управление торговлей» на платформе 8.2 реализована новая методика контроля проведения документов: «В конфигурации полностью переработан механизм проведения документов. Оперативный контроль результатов проведения выполняется уже после формирования движений, в отличие от редакции 10.3 (где контроль выполнялся перед проведением). Это решение позволило полностью разделить логику проведения и логику контроля, радикально упростив соответствующий программный код, что, в свою очередь, важно для облегчения доработок конфигурации, сокращения количества возможных ошибок, наращивания производительности системы. При необходимости контроль выполняется и при перепроведении задним числом, и при отмене проведения документа. Например, система не позволит отменить распоряжение об отгрузке товаров в той части, в которой оно уже было выполнено.» Можно ожидать, что аналогичные изменения постепенно перетекут и в новые версии УПП.

Отложенное проведение и допроведение документов

Как уже говорилось ранее, при проведении документов часто выполняются движения в каких-то хранилищах данных — регистрах накопления, регистрах сведений и т.д. Для того, чтобы выполнить эти движения, документы блокируют таблицы регистров. Если в момент проведения нашего документа, при попытке заблокировать регистр, окажется, что этот регистр уже заблокирован (т.е. в этот же момент времени какой-то другой документ выполняет операции с этим регистром), то наш документ заблокировать его не сможет. Он будет вынужден подождать, пока регистр освободится. При проведении документа чаще всего движения выполняются сразу в большом количестве регистров. Каждый из этих регистров предназначен для хранения какой-то своей информации. В результате вероятность, что возникнет необходимость ожидания, пока какой-то из них освободится, достаточно велика.

Механизмы отложенного проведения и допроведения нужны для того, чтобы сократить до минимума вероятность возникновения необходимости такого ожидания за счет того, что при их включении, движения выполняются не сразу во всех регистрах, в которых требуется, а только в самых «срочных» — т.е. в некоторых регистрах оперативного и управленческого учета. Затем, по расписанию, или вручную, запускается механизм допроведения, т.е. выполняются все остальные движения.

Для включения механизма отложенного проведения нужно создать «Настройку отложенного проведения»: «Переключить интерфейс — Заведующий учетом — Отложенное проведение — Настройки допроведения документов» — Добавить новый элемент, указать наименование и метод, например, «только требующие допроведения» — Затем в том же меню «Отложенное проведение» — пункт «Список организаций отложенного проведения» — добавить новую строку, указать дату*, организацию и созданную только что настройку.
*Указанная дата обычно регулярно, т.е. ежемесячно смещается. Т.е. для более эффективной работы, нужно ежемесячно смещать ее на первое число текущего месяца — тогда в конце каждого месяца пользователь, работающий с документами завершения периода, сможет нормально допроводить необходимые ему документы и завершать период. 1. Проведение : формируются движения по части регистров
2. Допроведение : формирует движения по остальным регистрам.

С концептуальной точки зрения допроведение аналогично «офф-лайн» проведению по партиям.

Допроведение выполняется:

Механизм полезен, если при вводе и проведении первичных документов:

• требования к производительности и параллельности являются жесткими
• движения не по всем регистрам необходимы «сию минуту»
• часть сведений, необходимых для формирования движений, могут быть неизвестны – станут известны позже.

Механизм применяется не для всех документов, а только для массовых , вводимых одновременно большим количеством пользователей.

Отложенное проведение не используется для документов, которые:

• вводятся редко
• важно провести сразу по всем регистрам

Список документов, для которых применяется отложенное проведение — см. .

Порядок работы с механизмом

Механизм «Отложенное проведение документов» — опциональный. Его использование настраивается с точностью до организации в форме . Отложенное проведение действует начиная с указанной даты.

То, как будут проводиться документы, зависит от расположения даты документа относительно даты начала действия отложенного проведения:

Использовать отложенное проведение имеет смысл в периоде, в котором происходит интенсивный ввод первичных документов. Поэтому рекомендуется устанавливать дату начала действия отложенного проведения на начало месяца, за который вводятся первичные документы.

Допроведение документов выполняется в соответствии с . Может запускаться как автоматически по расписанию, так и вручную.

Допроведение имеет смысл запускать после окончания интенсивного ввода первичных документов. Перед запуском допроведения следует убедиться, что известны все данные для отражения документов в регламентированном учете.

Если после выполнения допроведения изменились данные, влияющие на отражение документов в регламентированном учете (например, настройки счетов учета по умолчанию), следует повторно допровести все документы. Это можно сделать, выбрав соответствующий способ допроведения в .

Допроведение должно быть выполнено до начала регламентных процедур по закрытию месяца (см. схему процедуры «закрытие месяца»).

После того, как интенсивный ввод документов в периоде закончен и документы допроведены, дату начала действия отложенного проведения целесообразно переместить вперед – на начало следующего месяца.

Описание механизма

Регистры, движения по которым формируются при проведении документа

Если используется отложенное проведение, при проведении документов формируются движения по тем же самым регистрам, что и в режиме «полного» проведения при установленном флаге «Отражать в упр. учете». Как правило эти регистры используются для принятия оперативных решений.

Есть особенности для регистра «Учет затрат»: движения формируются только при проведении «производственных» документов, документов «Поступление товаров и услуг», «Авансовый отчет». При проведении всех остальных документов движения по данному регистру не формируются.

При проведении документов не формируются движения по регистрам, которые не используются для принятия оперативных решений:

Реализованные товары

Продажи себестоимость

Отложенное проведение несовместимо с режимами:

• Списание партий при проведении документов

  Определение авансов при проведении документов.

Эти режимы используются, когда

нет проблем с производительностью

нет задачи обеспечить гибкость отражения в учетах

более приоритетным является получение «точных данных сию минуту».

То есть отложенное проведение при использовании таких режимов не требуется.

Отмена проведения (распроведение) документов

После проведения документа его проведение можно отменить с помощью иконки

При отмене проведения документ снова становится доступным для изменения, а все его выполненные ранее движения удаляются (или становятся неактивными). Затем документ можно будет снова провести (возможно оперативно, со смещением на линии времени или неоперативно, т.е. не меняя дату и время).

Удаление документов

В случае, когда пользователь решает, что, например, введенный им документ не нужен, он может его удалить. Удаление документов выполняется через пометку на удаление. Затем можно запустить обработку «Удаление помеченных объектов» и удалить окончательно, а до тех пор пометку удаления можно снять и восстановить документ. Такое многоступенчатое удаление полезно еще и тем, что обработка «Удаление помеченных объектов» перед удалением выполняет контроль данных и защищает от удаления объекты, которые используются где-то в другом месте базы данных. Например, было бы неправильным удалить непосредственно и сразу какого-то контрагента, если он уже указан в каких-то документах, т.к. в этом случае будет нарушена целостность данных — в таком документе получится ссылка на какой-то «неизвестный объект».

Кроме того, иногда документы можно удалить «непосредственно», т.е. сразу. Обычно непосредственное удаление делается обработками: когда есть , будет логично, чтобы эта же обработка могла их и удалить.

****************************************************************************************************************************************

Достаточно недавно на территории Российской Федерации стал доступен продукт известный под названием 1С УПП. При этом из-за своей свежести далеко не все предприниматели знают о его существовании. При этом данное программное обеспечение предоставляет возможность отладить и создать систематизированную информационную систему в целостном характере, которая во всех своих проявлениях будет соответствовать международным и отечественным стандартам. Кроме того, эта программа предоставит возможность наладить хозяйственную работу в предприятии.

«1С: УПП» что это такое?

Для того, чтобы создать целую единую информационную сферу пространства с целью отобразить финансовые и хозяйственные операции в предприятии, которые станут очень результативным инструментом в нынешнее время. Данное программное обеспечение предоставляет возможность охватить и контролировать все нынешние и действующие процессы.

При этом же реализовано разграничение доступа к информации и разным типам данных, а также предоставляет возможность осуществлять деятельность сотрудникам соразмерно их положению. Стоит отметить что база данных этой программы в предприятии с холдинговой структурой способна охватить все его организации. Благодаря таким возможностям довольно сильно будет снижена трудность проведения отчетности с помощью повторного использования баз данных разными предприятиями. При этом, стоит отметить, что одновременно может вестись прозрачный финансовый и хозяйственный налоговый учет.

Также важной особенностью программы является фиксация регистрации этой операции. При этом она будет произведена один раз. При этом данный документ будет использован как инструмент регистрации. Все заносимые данные могут записываться с учетом отмеченных ранее данных.

Данная программа является комплексным представлением решения об совместимости сведений разного типа отчетности.
В ней будут отражены в первую очередь данные относящиеся к налоговой отчетности, а также финансовой и хозяйственной деятельности и прочих управленческих учетов.

Стоит отметить, что числовые данные и контрольные суммы отображающие активы предприятия, как правило должны будут совпадать если конечно их разность не предусмотрена специально.

При этом во время внесения данных и информации в программу сотрудником фирмы программа сама автоматически будет проводить сверку и контроль данных. К примеру, можно рассмотреть ситуацию при проведении регистрации выплат наличными средствами. Программа сама просмотрит и сверит все данные, после чего подтвердит заявку в случае наличия требуемых средств на счетах компании. При занесении данных во время приема товара или же его отправки программа сама проведет оценку состояния взаимозачетов с планируемыми получателями грузов.

Удобное управление данной программы осуществляется благодаря очень продуманному и интуитивно понятному интерфейсу, который в свою очередь даст доступ к необходимым данным каждому сотруднику предприятия в соответствии с его уровнем допуска.

Специфика

При разработке данного программного обеспечения за основу брался международный опыт осуществления управленческой деятельности в крупных корпорациях и компаниях, а также большой отечественный опыт весьма результативной автоматизации. При этом львиную долю в разработке и проектировании программы выполнили профессиональные специалисты «ИТРП».

А разработкой инструкции по применению с созданием обширных методических материалов и проводимыми консультациями занимается известная компания PricewaterhouseCoopers. Стоит отметить, что данное программное обеспечение проявило себя за несколько лет эксплуатации как очень надежное, имеющее хорошие задатки для масштабирования и отличной способностью налаживать распределенные системе в информационных базах данных.

Также данная программа отлично работает и взаимодействует с рядом других офисных приложений. Кроме того, он является открытым для полного обучения его использования и предоставляет все настройки для максимального налаживания эффективности работы.

Ведение учета

Как правило, основная бухгалтерия в данной программе будет вестись согласно национальной валюте. А в отношении отчетности, которая составляется в управленческой форме, то для нее может быть установлена любая удобная денежная валюта.

При этом стоит отметить, что в различных филиалах компании, которые объединяются единой информационной базой могут использовать разные системы обложения. Мало того, так же могут использоваться разные налоговые ставки и общие установки, относящиеся к финансовой и хозяйственной деятельности.

В каких сферах можно использовать продукт?

Этот вопрос является актуальным для многих компаний и частных предпринимателей. На самом деле сфера применения данной программы является довольно обширной, это связанно с тем, что программа позволяет автоматизировать деятельность целого подразделения. В целом наибольшие потоки отчетности и ввода информации в базы данных отмечаются в следующих сферах деятельности:

• В отделах и фирмах занимающихся сбытом продукции и товаров;
• В маркетинговых фирмах;
• Во всех финансовых отделах и компаниях;
• Предприятиях занимающихся выпуском материалов или полностью готовой продукции;
• В отделах кадров в организациях;
• В административных и хозяйственных отделах компаний;
• В фирмах, занимающихся капитальным строительством, или же отделах компании, имеющих те же функции;
• В организациях, функции которых связанны со снабжением материальных и технических ценностей;
• В отделах предприятия, в которых есть главный механик, конструктор или технолог;
• В организациях, занимающихся планированием экономических задач;
• В фирмах, деятельность которых связанна с аналитикой всей доступной информационной базы;
• В отделах и компаниях, занимающихся стратегическим развитием.

При этом стоит отметить, что и само руководство, как правило использует данное программное обеспечение для более эффективного осуществления своих рабочих обязанностей.

Согласно мнению же самого разработчика наибольшую пользу данная программа принесет компаниям, имеющим в своем штате более ста сотрудников, а также в организациях и фирмах деятельность которых связанна с большим количеством автоматизированных потоков информации.

Основные опции и возможности

Данная программа позволяет заносить все данные касающихся окончательной стоимость продукции и ее ценообразования в специальный документ (он называется «установка цен номенклатуры»). При этом сама система позволяет сохранять данные об нескольких позициях отпускной деятельности одновременно.

Также можно занести в базы данных оптовые, розничные и мелкооптовые цены на товары и продукцию. Кроме того, сотрудник использующий программу может ввести в нее данные и других типах товаров и продукции. Для большего комфорта обработки и формирования политики стоимости продукции в практическом решении в программе предусмотрены три типа отпускных цен:

• Базовый тип. Он будет вводится для каждой позиции в ручном режиме. Цену в такой ситуации задает сам оператор, после чего сохраняет эту информацию в системе. При последующем обращении за этими данными, программа выдаст последнюю сохраненную редакцию этого параметра;
• Расчетный тип. Данные параметры, как и предыдущие также будут вводиться оператором, и в последующем сохраняться в базе данных. Но, при этом основным их отличием будет то, что все остальные показатели будут рассчитаны в автоматическом режиме при использовании этой информации. Поэтому для того, чтобы получить данные нужно будет выполнить несколько операций. В качестве примера, в программе можно увеличить процентный показатель наценки для базовой стоимости продукции. При этом вся информация не зависимо от того, как она была получена (рассчитана или введена вручную) будет сохранена как результат выполнения определенных операций подсчета данных. Кроме того, система будет сохранять и базовые данные стоимости товара, согласно которым и были проведены все последующие расчеты;
• Динамический тип. Здесь все основные показатели цен в базах данных будут отсутствовать. Сохранен будет лишь метод расчета данных, с помощью применения специальных алгоритмов.

Вконтакте

Вконтакте

В данной статье речь пойдет об ERP-системе «Управление производственным предприятием». При автоматизации производственных компаний этот продукт нередко оказывается оптимальным решением, и я не единожды занимался внедрением 1С УПП для разных организаций.

В процессе работы я обратил внимание на то, что обзоров этого программного продукта практически нет. Есть техническая документация, какие-то советы программистам по решению конкретных проблем в этой системе, учебные курсы. Но для пользователей какого-то понятного описания всей системы нет. И мне очень часто перед внедрением этого программного продукта приходится пояснять особенности, достоинства и недостатки «Управления производственным предприятиям» практически «на пальцах».

Даже на Хабре в разделе ERP информации об этой системе до сих пор не было. Именно этот пробел я решил восполнить. Кроме того, я надеюсь, что моя статья поможет предпринимателям и IT-специалистам на этапе выбора программного обеспечения для автоматизации производственного предприятия и подготовит их к тем особенностям, которые нужно учитывать при внедрении этой системы.

В этом обзоре я хочу рассказать, что представляет собой система УПП ред. 1.3, чтобы тот, кто принимает решение покупать и внедрять ее, был более осведомлен и более сознательно подходил к выбору этого дорогостоящего продукта. Я постараюсь дать объективную оценку системе, исходя из своего опыта работы с ней и опыта моих клиентов. Данный обзор поможет принять кому-то положительное решение относительно приобретения программы, а кому-то - решение об отказе от нее.

Для того чтобы разобраться в особенностях программного продукта, нужно ответить на следующие вопросы:

1. Что представляет собой система, какие задачи перед ней ставят.
2. Насколько эта система способна выполнять поставленные задачи.
3. Выявить плюсы и минусы системы.

Первое, что очень важно понимать: 1С. Управление производственным предприятием - это не просто система учета, при ее разработке были учтены современные методы управления предприятием, а потому этот продукт предлагается к использованию, в том числе, как ERP-система. Далее, из названия следует, что именно этот продукт предназначен для работы предприятий производственного типа. Именно с этой точки зрения я и намерен рассматривать программный продукт 1С УПП.

Что такое ERP-система?

Система ERP (Enterprise Resource Planning) – это корпоративная информационная система, которая предназначена для контроля, учета и анализа всех видов бизнес-процессов и решения бизнес-задач в масштабе предприятия.

Проще говоря, в ERP-системе объединяются все виды учета, которые присутствуют в компании. С применением ERP-систем производится обмен информацией и осуществляется взаимодействие между разными подразделениями и т.д. В случае ERP-системы «Управление производственным предприятием» программный продукт предлагает реализацию всех этих функций для производственной компании.

При реализации продукта «Управление производственным предприятием» разработчики постарались объединить в системе максимально возможный перечень функций. Если посмотреть в документы, то можно насчитать целых 15 подсистем. Дело в том, что в 1С документы группируются по подсистемам:

• Управление производством
• Управление затратами
• Управление закупками
• Планирование
• Налоговый и бухгалтерский учет
• Заработная плата
• Учет кадров и т.д.

Т.е. в эту систему постарались включить все функции, которые могут потребоваться для работы производственного предприятия. Именно так компания 1С и позиционирует свою ERP-систему: здесь уже есть все, что нужно для автоматизации любых процессов без использования других программных продуктов.


Сделанный мною скриншот наглядно показывает, что непосредственно к производству относится совсем небольшая часть документов. Все остальные документы – это дополнительные подсистемы, призванные сделать «Управление производственным предприятием» универсальным решением для работы всех подразделений. Рассматривать подробно все эти возможности я не вижу смысла, но важно, чтобы каждая из подсистем качественно и полноценно работала и могла решать потребности конкретного бизнеса. В данной статье мы остановимся подробно на блоке, который отличает УПП от других решений 1с - Управление производством.

1С УПП: подробнее о продукте

Компания 1С позиционирует «Управление производственным предприятием» как один из флагманских продуктов. Это типовая конфигурация от 1С, т.е. программный продукт полностью выпускается самой компанией 1С, а любые доработки в системе должны производиться силами официальных партнеров 1С. УПП - одна из конфигураций, которая находится на постоянной поддержке компании 1С, к ней выпускаются обновления и т.д.

Для этой типовой конфигурации создано множество доработанных, так называемых, отраслевых версий: 1С.Машиностроение, 1С.Мясокомбинат, 1С.Мебельное производство, 1С.Полиграфия и т.д.

Отраслевые решения создаются компаниями-партнерами 1С на основе базовой конфигурации. Обычно это происходит следующим образом: для конкретного заказчика выполняют доработки, после чего из них «собирают» новую версию, предназначенную для выбранной отрасли. Доработанная конфигурация называется по отрасли, для которой ее написали, и продается как «коробочное решение».

Стоимость продукта

Для того чтобы работать с этой конфигурацией, необходимо купить сам продукт. Рекомендованная цена от компании 1С составляет 186 000 рублей. А лицензирование этого программного продукта производится по общему для 1С признаку, т.е. пользователи других продуктов 1С могут не покупать какие-то отдельные лицензии для этой системы.

Любая лицензия, например, от 1С Бухгалтерии или от 1С Торговли и склада подойдет к этой системе. Естественно, что и стоимость лицензий для этих продуктов одинакова.

Важно понимать: для отраслевых решений от компаний-партнеров 1С могут потребоваться собственные отдельные лицензии. И здесь цена может отличаться от базовой версии.

Как и при работе с другими продуктами, лицензирование выполняется по одному из вариантов, принятых в 1С: для компьютера (устройства) и для пользователя (подключения с любого устройства). Здесь я не буду останавливаться подробно, так как вся информация есть на сайте 1С. Ознакомиться с ней вы можете по ссылке: http://v8.1c.ru/enterprise/

О самой программе 1С написано очень много. Я также писал уже об этой платформе, например, в статье «Почему 1С это плохо и почему так не любят 1С программистов ». С учетом того, что система «Управление производственным предприятием» работает на базе 1С. Предприятия 8.3, все достоинства и недостатки базового программного обеспечения в ней также присутствуют.

Рассмотрим конфигурацию подробнее

В книге “Производственный и операционный менеджмент” Р. Б. Чейз, Ф. Р. Джейкобз, Н. Дж. Аквилано мне понравился список задач, которые ставятся перед ERP системами для производственного предприятия:

1. Вести учет новых заказов и своевременно информировать о них производственное подразделение.
2. Предоставлять возможность отделу сбыта видеть в любой момент состояние выполнения заказа клиента.
3. Предоставлять отделу закупок в любой момент возможность видеть потребность производства в материалах.
4. Своевременно предоставлять государству данные о работе компании, т.е. вести бухгалтерский и налоговый учет.

Давайте каждый из этих пунктов рассмотрим подробнее. Для наглядности в качестве примера я буду приводить одного из своих клиентов - швейное предприятие, которое использует систему УПП и является классической и наглядной моделью производства. Данное предприятие имеет много различных отделов: проектный, конструкторский, производственный, отдел хранения тканей и фурнитуры, отдел хранения готовой продукции, отдел управления.

Учет новых заказов в отделе продаж

Учет заказов – это неотъемлемая часть работы любого отдела сбыта (продаж). Любой заказ состоит из нескольких частей:

1. Учет клиентов (кому осуществляется продажа);
2. Учет товаров (что будет продано клиенту).

Покупатели (клиенты) вносятся в справочник Контрагентов. Клиенты могут быть как физическими лицами, так и юридическими. В карточке контрагента можно указать все банковские реквизиты компании, телефоны, адрес доставки и другие сведения, необходимые для оформления документов и осуществления продажи.

А подробная информация обо всех товарах, которые могут быть проданы, хранится в справочнике Номенклатуры.


Номенклатура – это справочник, который предназначен для хранения информации о товарах и услугах, которые могут быть предоставлены покупателю. И в этой системе номенклатура является одним из самых сложных справочников.

Здесь могут храниться:

• Название товара
• Серия
• Фотографии
• Файлы технической документации
• Описание и практически любая другая информация о товаре.

С использованием этих справочников сотрудник отдела продаж создает документ Заказ клиента, где указывает контрагента и перечень номенклатуры с ценами.

На примере швейного производства работа над заказом делится на следующие этапы:

1. Принять заказ и зафиксировать потребность клиента.
2. В случае необходимости закупить для заказа материал.
3. Произвести раскрой, а потом и пошив продукции.
4. Провести проверку (контроль качества) товаров.
5. Передать готовую продукцию на склад.
6. Осуществить отгрузку или доставку покупателю.

Итак, первый этап работы осуществлен: создан документ Заказ покупателя, в котором отражены данные клиента и товары, которые ему необходимы. Теперь нужно передать информацию на производство.

Оповещение производства о новых заказах

Производство должно видеть новые заказы сразу после их поступления. С этой задачей конфигурация 1С УПП, в общем-то, справляется. Но возникает встречная задача: производство должно видеть только те заказы, которые нужно произвести. Т.е. если в документе заказа указываются товары, которые уже имеются на складе, производству такой заказ не интересен, а его появление в перечне документов, доступных для производства, может внести дополнительную путаницу.

Производство должно видеть заказы сразу после их поступления, но при этом только ту часть заказов, продукцию для которых необходимо произвести.

Для того чтобы избежать подобных проблем, разработчики 1С предлагают следующее решение: на основании Заказа покупателя менеджер по продажам должен создавать новый документ – Заказ на производство, в котором и будут перечисляться товарные позиции, которые необходимо произвести.

Но такой вариант нельзя назвать очень удобным, так как появляется еще один шаг в работе, полностью зависящий от человеческого фактора. Т.е. после создания заказа менеджер может забыть создать заказ на производство, ошибиться и так далее. В результате необходимые товары не будут своевременно поставлены в производственный план, и клиент не получит заказанную продукцию вовремя. Естественно, что при полноценной автоматизации работы предприятия такие ситуации недопустимы. С другой стороны, эта проблема вполне решаема при помощи создания дополнительной обработки.

Для швейного предприятия мы создали следующее решение. Был написан дополнительный плагин, который создает заказ на производство автоматически, исходя из определенного перечня разных условий.

Эта обработка определяла, есть ли нужные изделия на складе. Если нет, то следующим шагом производился анализ свободных изделий в производстве. Если таких изделий нет или они запланированы на дату позже, чем указанная в заказе, автоматически формируется заказ на производство.

Вывод: в системе имеется все, что нужно для хранения информации о товарах и клиентах. Есть возможность создать заказ и передать его на производство. Но для полной автоматизации работы все же потребуется доработка под нужды конкретного предприятия.

Состояние заказа, находящегося на производстве

Как уже было сказано, после того, как заказ поступил на производство, необходимо обеспечить отделу продаж возможность наблюдать в реальном времени состояние выполнения заказа. Менеджеру отдела продаж важно знать, на каком этапе находится работа: поступил ли уже заказанный товар в работу, когда планируется его выполнение и т.д.

Реализуется это одним из двух способов:

1. Менеджер по продажам может отслеживать, на каком технологическом этапе находится работа над заказом: запланирован, поступил в работу, на контроле качества и т.д. Таким образом, специалист по продажам может постоянно контролировать работу над каждым из заказов и оповещать клиента о сроках выполнения.
2. Для товара устанавливается срок реализации, т.е. дата, когда перечень нужной номенклатуры будет изготовлен, пройдет проверку и будет готов к отгрузке.

Для реализации первого варианта нужных инструментов в системе не предусмотрено. Отчеты, которые имеются в наличии, отражают только состояние заказов и товаров на складе. Для производства, в случае необходимости реализовать поэтапное оповещение, понадобятся доработки.
К сожалению, и во втором случае нет готовых инструментов для случаев, когда производство может изменить дату выполнения заказа. Какие-то изменения в дату отгрузки может вносить только отдел продаж, причем, в сторону увеличения. Обычно менеджер может перенести отгрузку на более поздний срок, но оповещать о возможности изменить сроки создания товаров производство придется вручную. Также и производство в случае необходимости не может перенести дату отгрузки, даже если появилась возможность выполнить заказ быстрее.

В базовой конфигурации любые изменения сроков и определение этапа выполнения заказа выполняются сотрудниками вручную, в результате в работу включается непредсказуемый человеческий фактор. Но здесь доработки помогут решить вопрос.

Так, для швейного производства, нами был создан сводный отчет, который показывал: какая партия товара (из каких заказов) находится в производстве, в том числе, из отчета видно, какая партия – в раскрое, какая – в пошиве и так далее. Т.е. мы поделили производственные процессы на этапы, и в отчете отображалась общая картина – какие товары из каких заказов на каких этапах производства находятся, какие – в очереди (с указанием даты начала работы), какие – на контроле качества, какие - отправлены на склад.

Изначально этот отчет создавался для производственников, чтобы они могли контролировать свою работу и вносить при необходимости корректировки. Но в дальнейшем этот же отчет мы открыли и отделу продаж, чтобы менеджеры также могли видеть, в каком состоянии находится тот или иной заказ.

Вывод: в конфигурации не предусмотрен автоматический обмен данными между отделом продаж и производством после передачи заказа в работу. Но реализовать на базе этой конфигурации подобные решения возможно при помощи создания дополнительных отчетов и обработок.

Связь производства и отдела закупок

Очень важный момент – обеспечение производства необходимыми материалами. При этом для корректной работы нужно обеспечивать производство всем необходимым для выполнения заказов и создания товаров для свободной продажи со склада, а с другой стороны нужно, чтобы на складе не скапливались излишки материалов. А потому отдел снабжения должен иметь доступ к актуальной информации о количестве материалов на складе и текущих потребностях производства, включая перечень материалов для заказов, которые только планируются в производство.

Как должна происходить эта работа:

1. Формируется список потребностей.
2. Исходя из этого списка и спецификаций продукции, формируется перечень материалов, необходимых для производства изделий.
3. На основании полученного списка формируется план закупок.
4. В соответствии с планом закупок система формирует заказы поставщикам.

Важный недочет системы: отдел закупок не имеет возможности увидеть, какие материалы, у каких поставщиков и по каким ценам нужно закупить. Т.е. в отчетах видны только общие текущие потребности производства, а для получения более подробной информации необходимо вносить дополнительные доработки.
В системе имеется документ под названием План закупок. В него собирается информация о потребностях, т.е. о том, что необходимо закупить для обеспечения производства и в каком количестве, как и должно быть в классической MRP-системе.


MRP (Material Requirements Planning) – это автоматизированное планирование потребностей предприятия в сырье и материалах для производства. Планирование производится на основе спецификаций.

Спецификация (Bill of Material) – это справочник, в котором описаны все параметры того или иного материала, его качества, особенности, допуски. Для готового изделия или «полуфабриката» в спецификации указывается, из чего состоит это изделие.

Для производства каждого изделия требуются определенные материалы и полуфабрикаты. Материалы можно сразу заказывать, основываясь на спецификациях. Для полуфабрикатов необходимо сделать следующий шаг – разобраться, из каких материалов, в свою очередь, состоит тот или иной полуфабрикат. И также добавить нужные материалы в заказ.

Таким образом, каждое готовое изделие при помощи нескольких шагов автоматически разбивается на материалы. Например:

Костюм состоит из брюк, пиджака и упаковки (пакет). Брюки и пиджак – полуфабрикаты, которые нужно декомпозировать на следующем шаге, для создания пакета материал можно сразу добавлять в закупки. На втором шаге брюки «делятся» на разные виды ткани, нитки, застежку-молнию, пуговицы. Аналогично и пиджак также состоит из разных видов ткани, ниток и пуговиц. Все эти материалы добавляются в план закупок.

Теперь можно переходить к выбору поставщика для каждого из материалов и создавать заказ. Все перечисленные выше этапы в системе УПП не автоматизированы, а потому для решения проблемы потребуются некоторые доработки. При этом конфигурация предоставляет возможность хранить все потребности, также имеется возможность для сбора информации о закупках. Но в базовом варианте все они требуют участия человека, что снижает уровень удобства и надежности. А потому здесь также очень полезными будут внешние обработки, тем более, что все данные и доступ к ним имеется в системе.

Для швейного производства мы решили вопрос следующим образом. На основе отчета, разработанного для производства, а также информации о заказах, автоматически рассчитывалась потребность в необходимых материалах. Далее, из этого перечня вычитались материалы, хранящиеся на складе, и создавался отчет, при помощи которого можно было делать закупки. Далее поставщики сообщают, как быстро они смогут поставить материалы. И уже вручную в систему вводятся эти сведения, на основе которых продавцы смогут оповещать клиентов о сроках производства заказов.

Бухгалтерская и налоговая отчетность в «коробочном решении»

Типовая конфигурация «Управления производственным предприятием» по замыслу разработчиков должна собирать всю необходимую для бухгалтерской и налоговой отчетности информацию и создавать всю нужную для работы бухгалтерии отчетность.
И здесь у этой конфигурации имеется очень большая «ахиллесова пята». Дело в том, что в каждом документе присутствуют три галочки:

• УУ – документ проходи по управленческому учету;
• БУ – документ проходит по бухгалтерскому учету;
• НУ – документ проходит по налоговому учету.

Так как документы не разделены по разным системам, то в силу вступает человеческий фактор. Например, сотрудник отдела закупок или кладовщик после получения материалов проводит приходный документ. Материал поступает на учет. Но если он при этом не проставил «галочку» БУ, то бухгалтер документ не видит, и сам проводит приходную накладную на основании поступившей к нему налоговой накладной. В результате документ корректируется дважды разными авторами. И в случае возникновения каких-то ошибок выявить виновного будет очень сложно.

Как решается эта проблема в разных случаях, мне не известно. Пока что я сталкивался с вариантами, где руководство соглашалось с этим недочетом и предпочитало полагаться на сотрудников. Единственный метод защиты от человеческого фактора, который был реализован, это установка «галочек» по умолчанию. В принципе, в малом и среднем бизнесе, с которым я обычно работаю, этого действительно достаточно.

Интеграция с другими программными продуктами и системами

Интеграция – это важный этап, который необходим при автоматизации работы любой компании, в том числе, производства. При этом необходимо понимать, что интеграция – процесс дорогостоящий, занимающий значительное количество времени и сил. Так как речь идет о сложной многофункциональной ERP-системе, то для качественной автоматизации процессов потребуется получить большое количество разнообразных данных из разных источников.

Если смотреть с точки зрения производства, то обязательно нужно будет загрузить в систему данные о сроках выпуска продукции, о полуфабрикатах и материалах. Отдел закупок загружает в систему товарные накладные и другие приходные документы. Отдел продаж должен загружать информацию о заказах и так далее. Кроме того, на производстве возможны разные ситуации, и очень важно, чтобы в систему своевременно поступала информация о расходе материала, проценте брака, переносе сроков выпуска продукции в связи с какими-то сложностями, возникшими в процессе работы и пр.

Например, на швейном предприятии проводилась интеграция с раскроечным станком. Также часто требуется интеграция с какими-либо CAD, с интернет-сайтом предприятия, с другими решениями. И на этот этап работы часто уходит до 30% бюджета.
При этом без таких комплексных решений использование EPR-системы будет не эффективным, вы не сможете выйти на новый уровень контроля и автоматизации работы предприятия. Это очень важно понимать.

Любая система настолько эффективна, насколько эффективно ее самое слабое звено. И если при внедрении отказаться от интеграции в том или ином случае, а полагаться на человеческий фактор, обязательно будут накапливаться ошибки, и вся система станет неустойчивой.
Например, если речь идет о проектировании нового изделия, то вся проектная документация должна выгружаться из системы проектирования (CAD) в ERP-систему автоматически. И тогда в случае возникновения каких-то вопросов и сложностей, всегда можно будет понять, о каком конкретно изделии идет речь. И проектировщики смогут внести необходимые изменения оперативно и без ошибок.

Если речь идет о производстве, очень важно своевременно и без ошибок получать информацию о поступающих заказах (например, с сайта или со специальной формы заказа), которые нужно произвести, а также своевременно и без ошибок передавать информацию о реально использованных материалах, что позволит продолжать работу без простоев.

Выше я уже упомянул, что на швейном предприятии потребовалось проводить интеграцию с раскроечным станком, который кроил одновременно 36 слоев ткани, нужно было получить информацию об обрезках, о количестве брака, и распределить этот брак на себестоимость всей партии изделий. Соответственно, потребовалась надстройка, которая непосредственно интегрировалась со станком, чтобы система понимала данные, которые из него выходят, и отправляла в станок данные в понятном ему формате. Кроме того, потребовалась обработка для полученных от станка данных для расчета брака и себестоимости изделий.

Также во многих других случаях полагаться на человеческий фактор недопустимо, так как ошибки, неточности в системе, несвоевременное внесение информации приводят к нарушениям в работе. А потому интеграция – процесс, конечно, не быстрый и дорогостоящий, но необходимый для повышения качества работы.

Отраслевые решения

Помимо базовой конфигурации 1С. УПП существует значительное количество отраслевых решений. Создают их компании-партнеры 1С на основе базовой конфигурацией. Чаще всего, подобные решения появляются в результате внедрения 1С.УПП для какого-то производственного предприятия. После чего доработанная версия конфигурации для той или иной отрасли немного дорабатывается, и предлагается в качестве готового отраслевого решения покупателям.

Сейчас на сайте 1С можно найти такие конфигурации практически для любой отрасли. Но очень важно понимать следующие моменты:

1. Конфигурация дорабатывалась под нужды определенного предприятия. И нет никакой гарантии, что именно такой подход подойдет для вашей компании. Например, молочное производством может заниматься созданием весового творога и сметаны, а может фасовать эти продукты в определенные емкости. Может производить молоко, кефир и ряженку, а может специализироваться на йогуртах и десертах. В каждом из этих случаях потребуются разные доработки. И не факт, что предложенные в базовой версии от партнеров вам подойдут.
2. Отраслевые конфигурации выполняются компаниями-партнерами на базе основной, при этом в саму конфигурацию вносятся значительные правки. А потому обновления для базовой версии 1С. УПП для отраслевой конфигурации не подойдут. Пользователям придется ожидать, пока компания-партнер 1С также проведет обновления для отраслевой версии.

Несколько слов о 1С. УПП ERP 2.0

Существует также отдельная конфигурация 1С. УПП ERP 2.0, в которую были внесены значительные доработки и дополнения, необходимые для автоматизации управления производственным предприятием. Т.е. эта конфигурация позиционируется не просто как комплексное решение, но как универсальное решение для производственного предприятия, которое включает в себя полноценную ERP-систему.

Эта система также создана на базе 1С, конфигурация также является комплексной, а не модульной. А потому все особенности продуктов 1С в принципе, а также проблемы, с которыми сталкиваются при внедрении комплексных конфигураций 1С, также присущи этой системе.

С одной стороны, версия 1С. УПП ERP 2.0 действительно отличается расширенным наборов функций, в первую очередь, касающихся вопросов автоматизации и управления. Но этот программный продукт создан сравнительно недавно. И я считаю, что рано еще переходить на эту версию в связи с тем, что она еще не до конца доработана.

К ней постоянно выходят обновления с новыми возможностями, новыми справочниками, документами, отчетами, в отличие от 1С. УПП, к которой в обновления включают только исправление выявленных багов и обновления бухгалтерской и налоговой отчетности, связанные с изменениями в законодательстве.

Кроме того, система 1С. УПП ERP 2.0 стоит значительно дороже конфигурации 1С. УПП.

Плюсы и минусы системы 1С УПП

Система действительно является комплексной и при соответствующей доработке она может выполнять функции управления производственным предприятием определенного типа. Также важно понимать, что для каждой отрасли доработки потребуются разные. Если систему создавали для пошива одежды, на предприятии по производству молочной продукции она будет непригодной. Конечно, можно использовать также отраслевые решения, но я лично использовать такие решения не советую.

Просто потому, что если типовая конфигурация «Управления производственным предприятием» вам не подходит по многим параметрам, то также не подойдут и отраслевые решения. В этом случае проще будет выбрать другой продукт или действительно заказать индивидуальное решение. А если типовая конфигурация вас по большей части устраивает, то количество доработок и настроек под особенности конкретного бизнеса для типового решения и отраслевого будет мало отличаться.

Важным минусом системы является отсутствие модульности. Т.е. для решения тех или иных проблем можно создавать определенные обработки или отчеты, «надстройки» над системой. Они будут работать, но при этом базовые решения останутся неприкосновенны. Но если для какой-то цели потребуется вносить изменения в работу документов или справочников, понадобится вносить правки во все подсистемы, которые существуют в конфигурации.

Из-за отсутствия модульности в этой системе невозможно вносить какие-то значительные корректировки в бухгалтерию или, например, в работу складского учета без значительных правок в документы и справочники, предназначенные для других подразделений. Они все связаны и работают с одними и теми же справочниками и документами. Впрочем, эта особенность широко известна, так как присуща всем программным продуктам от 1С.

А потому значительные доработки в этой системе обычно никто не делает, стараются обходиться внешними обработками, отчетами и другими надстройками. Отраслевые решения чаще всего являются просто разновидностью такого набора надстроек, который создавался для какого-то конкретного предприятия, относящегося к указанной области. И вам все равно понадобятся те или иные доработки, стоимость которых мало отличается от доработки базовой конфигурации. А надежность типового решения все же всегда выше, чем продукты от компаний-партнеров.

Вывод. Если вас устраивает базовая конфигурация системы, лучше всего, покупать и устанавливать ее. Но при этом очень важно, чтобы внедрением системы занимались опытные специалисты, которые сумеют не только настроить программное обеспечение, но и внесут все необходимые для вашего бизнеса доработки, отчеты, проведут интеграцию с другими программными продуктами и системами.

При грамотном подходе система 1С Управление производственным предприятии становится прекрасным инструментом, который позволит получить высокий уровень автоматизации бизнес-процессов и координации работы разных подразделений компании.

В качестве заключения, я хочу дать некоторые советы тем, кто решил приобрести и внедрить у себя программу “1с: Управление производственным предприятием 8 ред.1.3”:

1. Выберите стратегию

УПП - продукт сложный и большой, претендующий на универсальность. Продукт дорогой, и я говорю здесь не только о стоимости приобретения, но и о стоимости владения программой - квалифицированные специалисты дорогие, и их очень мало. Выберите стратегию и определите, зачем вы покупаете именно эту программу и как вы ее будете использовать, что вы собираетесь с ней делать дальше.

Какие бывают стратегии? Один мой клиент выбрал эту конфигурацию потому, что “это единственная система, в которой есть все”. Это предприятие работало в нескольких системах: 1с, Excel и т.д. - они решили взять одну систему для консолидации учета.

Другая компания, у которой развивалось производство, хотела проконтролировать незавершенное производство - их волновал учет материалов в производстве. Это тоже стратегия.

2. Продумайте интеграцию

Интеграцию необходимо продумывать изначально для того, чтобы оценить какие финансовые и временные ресурсы уйдут на ее реализацию. Объективная оценка этого факта сможет повлиять на решение, приобретать эту программу или отдать предпочтение другому продукту.

3. Оцените необходимость в УПП с точки зрения величины компании

Не для каждой компании УПП подходит. Я видел компанию, в которой работало 15 человек. Система УПП досталась им каким-то образом “в наследство”, но при этом внедрение и доработка стоили больших денег, и они в итоге так и не перешли на УПП. Надо понимать, что если ваша компания не достаточно готова к работе с таким сложным продуктом - то и эффекта от нее не будет. Я не рекомендую для небольшой компании эту конфигурацию.

4. Оцените необходимость в УПП с точки зрения отрасли

Хотя 1с и пишет, что УПП - это универсальное решение, надо понимать, что она подходит только для сборочного производства, предполагающего сборку из нескольких частей одного целого изделия. Для выпуска, например, строительных материалов, смесей, эта конфигурация не подошла.

Итак, с чего начнем? А начнем мы с того, как в обоих решениях описывается экономическая модель предприятия.

В 1С:УПП мы имеем параллельное независимое ведение управленческого и регламентированного учета. Для этого в документах мы указываем соответствие управленческого подразделения и подразделений организации, а также флагами «Отражать в» регулируем, в каком виде учета должны быть отражены документы. Таким образом, производится синхронное параллельное отражение данных в разных видах учета.

Принцип построения в конфигурации 1С:ERP иной. Вся хозяйственная деятельность отражается в рамках оперативного учета. Четко разделяется понятие хозяйственной деятельности и принцип ее финансовой оценки. При этом финансовая оценка может даваться по любым стандартам (РСБУ, МСФО или любые принятые внутренние стандарты предприятия). Причем эта финансовая оценка делается методом отложенного проведения.

Как это сказывается на структуре предприятия? Прежде всего, подразделения и подразделения организаций разделены по решаемым задачам. Организационная структура организаций отражается в списке «Подразделения», этот справочник решается задачи исключительно кадрового учета.

Структура предприятия – используется для оперативного отражения учетных документов в системе и для ведения учета затрат как для целей управленческого, так и бухгалтерского учета. Состав таких подразделений определяется целями управления, поэтому в некотором смысле оперативные и управленческие подразделения образуют единое целое.

В оперативном учете отражаются все операции. Это позволяет управлять предприятием и принимать решения на основе анализа всех данных. Если какую-то операцию необходимо отразить только для целей регламентированного учета, для этого для документов предусмотрены определенные операции, которые в них указываются, и документ отражается только для регламентированного учета. В результате информация по таким документам не повлияет на оперативные управленческие данные.

1С:ERP целесообразно использовать для тех предприятий, где принципы ведения учета для управления и регламентированного учета коррелируются друг с другом.

Отражение торговой деятельности

Немаловажный для любой компании вопрос – отражение торговой деятельности.

В чем же основные отличия?

В 1С:УПП торговая деятельность с контрагентами ведется в рамках контрагента, договора. Взаиморасчеты можно детализировать до заказа, счета на оплату или расчетного документа.

В 1С:ERP введено понятие Партнер (новый справочник). Это справочник холдинговых единиц или группа компаний. Справочник же Контрагенты – это фактически справочник Юр. Лиц. К каждому партнеру можно определить одного или нескольких контрагентов. По партнерам можно отслеживать взаиморасчеты.

Основным инструментом 1С:УПП является заказ покупателя. В рамках заказа можно с помощью отчетов отслеживать объем поставок и сумму задолженности. А при расчетах по расчетным документам – число дней задолженности.

В 1С:ERP возможно отслеживание заказов по состоянию: согласован, утвержден, к отгрузке и т.д. И что важно, появились бизнес-процессы согласования заказов. Расширены механизмы визуализации состояния заказа в списке заказов (пиктограммы отражающие важность заказов, цветовые маркеры, получение расшифровок по заказам нажатием одной кнопки), что позволяет пользователю быстро оценивать ситуацию. Появились удобные механизмы подсказок работы с заказом: если по заказу предусмотрен обязательный аванс, перевести его к выполнению нельзя до регистрации оплаты, соответственно в рабочем месте формирования реализаций данный заказ не отразится. Все это снижает ошибочное формирование документов без соблюдения условий поставки.

В 1С:УПП для отслеживания условия по договору (обязательства реализовать определенную продукцию или произвести продажу на сумму) задание условий производится документом «Условия по договорам», а контроль соответствующим отчетом. Автоматического отслеживания соответствия конкретной реализации условиям или заказу в функционале нет.

В 1С:ERP добавлены новые инструменты – типовое и индивидуальное соглашение. Для партнеров может быть назначено одно условие продажи, единые скидки/наценки, что закрепляется типовым соглашением. И данные показатели будут действовать для всех Юр.лиц (Контрагентов), входящих в холдинг или группу компаний.

Для отдельного контрагента может быть установлено отдельно индивидуальное соглашение.

Реализован механизм контроля соответствия реализации или поставки определенному для партнера или контрагента соглашению. Контроль производится по объему поставки, цене и условиям (аванс, назначенные скидки и т.д.)

В 1С:УПП назначение скидок и наценок можно производить для контрагента, для номенклатуры, или ценовой группы номенклатуры, на объем, по периодам.

В 1С:ERP значительно расширен механизм назначения и расчета скидок/наценок, условий назначения скидок/наценок с помощью механизма вытеснения (одна скидка/наценка вытесняет другую, если наступает условие для ее применения).

Также, многим пользователям очень удобно, что в 1С:ERP реализован механизм загрузки цен из Excel.

Складской учет

В 1С:УПП склады – это обязательный разрез учета. Необходимость ведения учета по характеристикам и сериям задается для каждой номенклатуры. Можно вести ордерный склад (использовать приходный и расходный складской ордер, где кладовщик указывает только контрагента, поступившую/выбывшую номенклатуру и количество, ценовые же показатели оформляются бухгалтерией). Будет или нет использоваться ордерный склад, определяется на предприятии регламентно. Кроме того, решение оформлять или не оформлять ордера принимается в каждом отдельном случае, таким образом системного контроля, что после реализации необходим ордер или при поступлении кладовщик создал ордер – нет.

В 1С:ERP ведение складского учета включается опционально. Таким образом, если на небольшом предприятии не выделяются склады (склад единый), нет необходимости разделять по территориям хранения, то ведение складского учета можно отключить. Это не означает, что отчеты о складских остатках нельзя получить – они формируются штатным образом. В них только нет информации на каком складе этот остаток, т.к. склады не важны.

Сохранено ведение по характеристикам и сериям, но эти параметры задаются для вида номенклатуры. По сериям учет можно вести информативно (справочно, только для выписки документа) или полноценно (с получением остатков по каждой серии).

Ведение ордерной схемы в 1C:ERP включается опционально для каждого склада. Кроме того, можно определить по каким операциям требуются ордера – например, только при списании со склада. У кладовщика выписанный документ реализации является распоряжением на оформление ордера, который отражается в его рабочем столе системы.

Также разделены операции отгрузки с одного склада и принятия на другой склад. Это удобно, когда склады удалены друг от друга и надо понимать, что с одного склада ТМЦ уже отгружены, а на другой склад они еще не поступили.

В 1С:ERP реализован ячеистый склад. Можно вести учет в пределах склада по помещениям и рабочим участкам.

Хранить товар в ячейках можно 2 способами:

• способом справочного размещения – при этом товар учитывается в разрезе склада (помещения), остатки товаров в каждой ячейке не контролируются, определяется только конкретное место хранения товара.
• способом адресного хранения – при этом товаров учитывается в разрезе ячеек, производится контроль товаров в ячейках.

Первый способ позволяет просто быстро найти товар при отгрузке, и ячейку при поступлении. Второй способ нацелен именно на автоматизацию и оптимизацию процессов размещения и отбора товаров с учетом различных стратегий, позволяет контролировать вес, объем, наполненность ячейки и др. параметры.

Организация оперативного управления в производстве

Поскольку системы ERP-класса предназначены, в первую очередь, для решения задач производственных предприятий, то и вопросы, связанные с организацией оперативного управления в производстве, вызывают наибольший интерес. В чем же основные различия 1С:УПП и 1С:ERP?

В 1С:УПП все процессы отталкиваются от структуры изделия. Для использования механизмов планирования обязательно задание в системе спецификации для изготавливаемой продукции. Из-за этого система предъявляет очень высокие требование к детализации НСИ, вплоть до каждой технологической операции, выполняемой на каждом технологическом рабочем центре. Такое подход обеспечивает только строго последовательное выполнение заказа: сначала мы должны выполнить полную разработку технологической документации, и только потом приступить к изготовлению интересующей нас продукции.

В 1С:ERP подход другой. Фактически делается упор на управление производственными процессами. Представлено двухуровневое управление, т.е. межцеховое планирование и управление внутри цеха.

Межцеховое планирование – это определение и планирование выполнения этапов производства, к этому моменту достаточно описать изделия по выполняемым этапам. Для каждого этапа можно указать выходные изделия, материалы и услуги, которые потребуются на этом этапе, а также трудозатраты, которые требуются для его исполнения. Это есть описание производственного процесса. При его описании можно учесть те факторы, которые явно не обозначены в технологической документации, и указать максимально реалистичный по длительности срок исполнения.

А непосредственное выполнение внутри этапа каждой операции делегируется на уровень цеха и детальная технологическая документация по выполнению каждого этапа может выдаваться к началу его выполнения. Это позволяет организовать параллельную работу над изделием, с момента начала производственного процесса дорабатывать технологическую документацию на последующие этапы.

Для управления на уровне цеха появился инструмент – маршрутный лист (для режима производственного учета 2.1) или этап производства (для режима производственного учета 2.2), в котором в пределах этапа выполнения и определяются конкретные выполняемые операции.

График производства в 1С:УПП - это пооперационный график производства, который планируется на непрерывную временную ось. При его создании оценивается доступность рабочих центров. Такой график очень чувствителен к отклонениям, которые могут происходить при фактическом его исполнении, а также предъявляются высокие требования к оперативности обратной связи для организации перепланирования.

В прикладном решении 1С:ERP график производства строится по интервалам. Т.е. планирование производится на дискретную временную ось, которая разбита на интервалы планирования, которые задаются индивидуально для каждого подразделения. Контроль доступности при составлении графика выполняется для рабочих центров и материальных ресурсов. Такой подход означает изначально привнесенную временную избыточность. Однако в совокупности с оперативным отражением выполнения маршрутных листов/этапов производства, где фиксируются отклонения при выполнении этапов, позволяет снизить число случаев, когда требуется перепланирование. Люфт свободы локального диспетчера позволяет выполнить программу в планируемый период.

Предыдущая статья: Система денежных переводов MoneyGram: отзывы Следующая статья: Как потратить мили по карте Аэрофлот от Сбербанка